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SOS-Contador provee un manejo de cheques propios y en cartera que se dispara a través de pagos y pagos/cobros respectivamente y cuya vista y gestión de pasaje a bancos. Explicamos a continuación la operatoria de cheques en nuestro soft.
Cuentas Banco y “Banco” – “Cheques diferidos”
Cuentas Banco y “Banco” – “Cheques diferidos”
Al crear tu CUIT se creó automáticamente un plan de cuentas conteniendo una cuenta genérica “Banco” junto a su complementaria “Banco – Cheques diferidos”. Si sólo utilizas un banco, podrías utilizar este juego de cuentas.
Supongamos por el momento que sólo manejamos un banco. Al final de este instructivo añadimos el apartado que explica cómo manejar múltiples cuentas de bancos, si es el caso.
¿Cómo crear el primer cheque propio?
¿Cómo crear el primer cheque propio?
Ingresar a Inicio / Pagos. Elegir una fecha y proveedor y, en detalle del recibo donde dice “cuenta destino”, elegir “Banco – Cheques diferidos”. Al hacer esto, automáticamente se habilitan campos para cargar los datos del cheque: fecha de pago, número y monto. Completar todos esos datos y confirmar el pago clickeando “Guardar” al final.
Listo! Se ha creado un cheque propio.
Para ver cheques propios y depositarlos
Para ver cheques propios y depositarlos
Ir a “Inicio / Gestión de cheques / Cheques propios” donde se observará la lista con posibilidad de filtros (por ejemplo: Emitidos / Depositados):
En la última columna de esa lista se encuentra el botón desde el cual realizar el depósito, indicando la fecha y confirmando. Este botón disparará un movimiento de fondos desde “Banco – Cheques diferidos” hasta “Banco” y actualizará el estado del cheque.
¿Cómo crear el primer cheque en cartera?
¿Cómo crear el primer cheque en cartera?
Ingresar a Inicio / Cobros. Elegir una fecha y cliente y en detalle del recibo, donde dice “cuenta destino” elegir “Valores a depositar “. Al hacer esto, automáticamente se habilitan campos para cargar los datos del cheque: Banco, fecha de cobro, número y monto. Completar los datos y confirmar el cobro clickeando “Guardar” al final.
Se ha creado un cheque de terceros.
Para ver cheques de terceros
Para ver cheques de terceros
Ir a “Inicio / Gestión de cheques / Cheques de terceros” donde se observará la lista con posibilidad de filtros (por ejemplo: Emitidos / Depositados):
En la última columna de la lista se puede realizar acciones de depósito del cheque, para lo cual se debe indicar fecha y cuenta destino. Esto se muestra en la imagen anterior.
Para utilizar cheques de terceros en pagos
Para utilizar cheques de terceros en pagos
También es posible realizar pagos utilizando los cheques que se encuentran “sin depositar”. Para hacer esto, ingresar a “Inicio / Pagos”, completar datos de encabezado del pago y en el detalle de cuentas, elegir “Valores a depositar”. El SOS mostrará la lista de cheques disponibles, y al elegir alguno de ellos su estado cambiará automáticamente:
Dos tipos de avisos de vencimientos!
Dos tipos de avisos de vencimientos!
En la página de inicio, dentro del widget de avisos de vencimientos, se verá un aviso cuando el cheque está dentro de los tres días de su vencimiento y no fue depositado o aplicado a pagos:
2. Aviso por correo electrónico, 3 días antes del vencimiento si no fue depositado o aplicado a pagos
Para trabajar con múltiples cuentas de bancos
Para trabajar con múltiples cuentas de bancos
Si estás trabajando con más de una cuenta bancaria, al realizar el primer pago de la segunda cuenta, en vez de elegir “Banco - Cheques diferidos”, SIMPLEMENTE tipeas el nombre de tu banco de la manera que vos lo reconozcas. Por ejemplo “Banco COMAFI”. Esa cuenta no existe en el plan de cuentas predeterminado, así que el sistema te invitará a crearla, mostrandote la siguiente imagen:
La clave aquí es elegir “Banco” como Rubro. Este es el dato que SOS-Contador utiliza para detectar que se está creando una cuenta de bancos. Con ese dato, se crearán DOS cuentas: una la “normal” Banco Comafi (para depósitos y transferencias) y la otra la “cheques diferidos”, que AUTOMÁTICAMENTE será nombrada como Banco Comafi – Cheques diferidos. De contar con más bancos, repetir este proceso.
¿Cómo ingresar un cheque de terceros que no provenga de Cobros?
¿Cómo ingresar un cheque de terceros que no provenga de Cobros?
En primer lugar, se debe crear una nueva cuenta desde Incio/Cuentas Contables con nombre distinto a Valores a Depositar, por ejemplo Cheques en Cartera u otra similar, a partir de la cuenta ¨Caja¨ como rubro:
Luego, utilizar dicha cuenta para registrar ¨solo desde Movimiento de Fondos¨ casos similares a un aporte de socios o reintegro de siniestro o similar.
De esa manera, luego de registrar el ingreso de valores por este medio, también deberán aplicarse las salidas de los mismos con destino a pagos que no correspondan a Proveedores, desde Movimientos de Fondos, utilizando el campo Observaciones del registro para identificar el destino del mismo.
En caso de que un cheque ingresado por este medio se utilice para Pagos a Proveedores, recomendamos utilizar una cuenta ¨Puente¨ como Caja u otra al efecto, para ser Debitada en Movimientos de Fondos y Acreditada en Pagos a Proveedores.
Respecto al uso de cheques en cartera para pagos por devolución de préstamos, deudas con sindicatos u otros, que no son Pagos a Proveedores, sí podrá utilizarse la cuenta Valores a Depositar en Movimientos de Fondos a ese solo efecto y permitirá seleccionar cheques en cartera.
¿Qué hacer si un cheque de terceros depositado es rechazado?
¿Qué hacer si un cheque de terceros depositado es rechazado?
Si depositaste un cheque de un cliente y el banco lo rechazó, debés eliminar el movimiento de fondos generado automáticamente al registrar el depósito y luego confeccionar una Nota de Débito interna para reflejar el importe del cheque rechazado en la cuenta corriente del cliente.
Paso 1. Eliminar el movimiento de fondos del depósito.
a- Ingresá a Inicio - Gestión de cheques - Cheques de terceros.
b- Buscá el cheque rechazado y, desde la columna “Op.”, verificá la operación de depósito registrada.
c. Ingresá a Inicio - Movimientos de Fondos y eliminá el movimiento generado automáticamente al registrar el depósito del cheque.
Al eliminar este movimiento, se revierte el ingreso registrado en el banco. El cheque queda inhabilitado para volver a utilizarse y la cuenta corriente del cliente continúa cancelada por el cobro aplicado originalmente a la factura.
Paso 2. Registrar una Nota de Débito interna
Una vez eliminado el movimiento de fondos, generá una Nota de Débito desde Inicio - Ventas, siguiendo el procedimiento indicado en el apartado “¿Cómo registrar una Nota de Débito por cheque rechazado?”.
Paso 3. Registrar el reemplazo del cheque.
Cuando el cliente entregue nuevos valores para reemplazar el cheque rechazado, registralos desde Inicio → Cobros.
¿Cómo registrar una Nota de Débito por cheque rechazado?
¿Cómo registrar una Nota de Débito por cheque rechazado?
Para reflejar el importe de un cheque rechazado en la cuenta corriente del cliente, debés generar una Nota de Débito desde Inicio - Ventas, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones para evitar efectos impositivos no deseados:
Cuenta contable: seleccioná la cuenta correspondiente a “Cheques rechazados”.
Concepto: imputá el importe del cheque a un concepto no gravado.
Jurisdicción: en el campo correspondiente a la jurisdicción relacionada con la venta, seleccioná “Excluir en informe IIBB”.
Importante: esta Nota de Débito es un documento de uso interno, no fiscal. Por lo tanto, no debés solicitar CAE para este comprobante.
Podés identificar los campos mencionados en la siguiente imagen de ejemplo:
Errores y consultas frecuentes
Errores y consultas frecuentes
Mensaje “Este comprobante contiene al menos un valor ya utilizado en otros comprobantes, por lo tanto no es posible editarlo”
Mensaje “Este comprobante contiene al menos un valor ya utilizado en otros comprobantes, por lo tanto no es posible editarlo”
El mensaje continúa así: “Deberían modificarse los comprobantes relacionados con TODOS los valores, y eliminar la relación con los mismos para liberarlos y así poder editar este comprobante.”
El motivo de este mensaje es el siguiente. Al editar un comprobante con valores que ya fueron utilizados en otros comprobantes puede aparecer este mensaje. Ejemplo: en un cobro se recibieron cuatro cheques de terceros, los cuales se fueron depositando en cuatro diferentes fechas. El último de los cuatro cheques es rechazado y se pretende modificar el cobro por el cual se recibieron los cuatro cheques, dejando sólo tres y eliminando el cuarto. Esto no será posible de hacer en forma directa, y se recibirá el mensaje de error descrito arriba.
El procedimiento para modificar el cobro es:
Liberar todos los cheques, eliminando los tres depósitos que sí se pudieron realizar (tomando nota de cada uno de los depósitos, ya que luego se los deberá reconstruir).
Modificar el cobro original, eliminando el cuarto cheque. Esto se podrá hacer porque todos los cheques de ese cobro fueron liberados.
Luego reconstruir los depósitos de cada uno de los tres cheques que efectivamente fueron depositados.
Pregunta: Hice el depósito del cheque con fecha errónea. ¿Cómo lo soluciono?
Pregunta: Hice el depósito del cheque con fecha errónea. ¿Cómo lo soluciono?
Para corregirlo, primero debés eliminar el movimiento de fondos generado al registrar el depósito con la fecha incorrecta. Una vez eliminado el movimiento, el cheque volverá a estar disponible en Gestión de cheques para que puedas registrarlo nuevamente con la fecha de depósito correcta.
No puedo ver el listado de cheques:
No puedo ver el listado de cheques:
En esos casos recomendamos borrar datos de navegación especialmente el caché porque a veces el navegador guarda versiones anteriores en ventanas así (popup) e historial de navegación. Desde la barra del navegador hacer clic en los 3 puntitos, elegir la opción "borrar datos de navegación" tildar las opciones:
Historial de navegación.
Imágenes y archivos almacenados en Caché
Historial de descargas.
No recomendamos tildar "borrar Cookies y otros datos de sitios" porque se eliminaran las claves guardadas.
Presionar el botón "Borrar Datos".
Por último volver al SOS y presionar al mismo tiempo las teclas Ctrl+F5 para que el sistema se actualice.
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