Para ver y cargar y configurar legajos es necesario haber creado y configurado la CUIT del empleador en SOS. Y en caso de existir más de una sucursal en el empleador, es preciso haberlas configurado correctamente en Sucursales. Es necesario también haber importado y ajustado los Convenios . Para simplifcar el ingreso de los legajos, es necesario haberlos importado desde el archivo ConsRelLab. De lo contrario se pueden cargar manualmente
A esta pantalla se ingresa por SOS-Contador - Sueldos v2 - Inicio - Legajos
Desde aquí podrás visualizar legajos. En el listado verás las siguientes columnas:
Legajo
CUIL
Empleado
Convenio
Descriptor
Sucursal
Correo electrónico
Teléfono
Fecha de ingreso
Fecha de egreso
Acciones
Podrás crear legajos nuevos, editar existentes, detectar errores con íconos de advertencia y filtrar empleados. Si un legajo está incompleto será señalado con íconos de advertencia y mientras no se lo complete no liquidará correctamente o queda fuera del proceso
Permite crear una nuevos legajos o editar legajos existentes. La pantalla de carga de legajos se divide en tabs (solapas):
Datos básicos
Simplificación registral y SICOSS
Impuesto a las Ganancias
Modelo
Familiares
Trabajo eventual
Las solapas están diseñadas para facilitar el flujo esperado de carga:
datos básicos -> convenio -> descriptor -> sucursal -> modelo -> (ganancias / familiares / SICOSS)
El sistema usa el legajo para:
determinar convenio y categoría
aplicar escalas
incluir conceptos en el recibo
calcular impuestos
Analizamos a continuación cada una de las solapas
Sirve para definir la identidad principal del empleado.
Campos clave:
CUIL
Apellido y nombre
Fecha de ingreso
Convenio
Descriptor (categoría)
Modalidad de contratación
Conceptos Importantes:
Convenio: Determina cómo se va a liquidar
Descriptor: Define: categoría, jornada, zona. Es lo que conecta el empleado con la escala salarial
VACACIONES. En caso de liquidar Vacaciones es necesario informarlas en el legajo correspondiente.
Para ello, ingresando por Inicio / Legajos, buscamos el Legajo para el cual más adelante cargaremos las vacaciones anuales y presionamos el ícono del edición
Aquí se abre el Legajo en la pestaña “Datos Básicos”
Buscamos en la parte inferior de esta pestaña la sección de Vacaciones y completamos los datos. En este caso como vamos a liquidar vacaciones en Enero de 2025 tendremos que tener cargado el año 2024, al cual corresponden estas vacaciones.
Cuando tipeamos 2024, el sistema calcula las vacaciones en función de la antigüedad, una vez hecho esto damos al botón “Guardar”. Las vacaciones están en condiciones de ser liquidadas. No quiere decir que se van a liquidar inmediatamente, para ello es necesario cargar los días por Novedades.
Errores comunes en carga de Datos Básicos:
no asignar convenio
no asignar descriptor
modalidad incorrecta
no configurar las vacaciones
Sirve para configurar datos requeridos para ARCA (ex AFIP), seguridad social y cargas patronales.
Campos más relevantes:
Código de SCVO
Código de tipo de empleador
Código de situación de revista normal
Código de condición
Código de modalidad de contratación
Código de Obra Social
Código de Siniestrado
Actividad SICOSS
Situaciones de revista en línea de tiempo
Estos datos impactan en:
aportes
contribuciones
validaciones fiscales
Errores comunes:
ingresar código de modalidad incorrecto
ingresar datos incompatibles con ARCA
estos errores resultan en cálculos incorrectos y errores de presentación
ante la duda, cargar los valores estándar del convenio
Sirve para configurar cómo se calcula el impuesto a las ganancias del empleado. Incluye los conceptos de deducción del empleado por año calendario
Errores comunes:
no cargar deducciones
configuración incompleta de las deducciones
esto resultará en cálculo incorrecto del impuesto
A los empleados que el liquidador sabe que son alcanzados por ganancias hay que revisarles a fondo esta solapa
Sirve para definir qué conceptos se liquidan para ese empleado por tipo de liquidación. El sistema propone el modelo más estándar del convenio seleccionado para el empleado. Sin embargo es posible definir modelos particulares por empleado
Desde aquí podrás activar/desactivar conceptos y agregar conceptos específicos. El modelo determina qué entra en la liquidación.
Errores comunes:
concepto faltante
concepto mal configurado
resultarán en faltante de conceptos e importes en el recibo
Recomendación: usar el modelo general y modificar solo si es necesario. Pero en caso que sea necesario adaptar alguna particularidad del modelo general, se debe proceder como se explica a conttinuación
Por ejemplo, queremos agregar el Adicional Art 30 del Convenio de comercio a un cajero, entonces tenemos que ingresar por Inicio / Legajos e ir al legajo del cajero.
Vamos a la pestaña Modelo, dentro del legajo
Aquí podemos marcar/desmarcar en la columna de Acciones los conceptos deseados. También podemos agregar conceptos que deseamos liquidar en forma habitual, todos los meses. Supongamos que quiero agregar a este empleado un adicional a cuenta de futuros aumentos, entonces lo selecciono desde la ventana “Seleccionar Concepto”
Haciendo click sobre el botón Agregar, el concepto se agrega en el Modelo Particular del empleado en cuestión. IMPORTANTE: Hay que marcar en la casilla el tipo de liquidación en la cual aparecerá el concepto a ser liquidado. En el ejemplo siguiente marcamos “Mensual”
Sirve para registrar cargas de familia del empleado. Impacta en impuesto a las ganancias y deducciones. NO afecta a la liquidación básica pero SI afecta a las retenciones.
Desde aquí es posible agregar nuevos familiares. Datos requeridos
tipo de vínculo
datos personales
condición (a cargo o no)
Errores comunes:
cargar familiares que no deducen
datos incompletos
Ante la duda, validar con normativa de ganancias
Sirve para configurar condiciones especiales de empleados eventuales. Su uso típico es en contratos temporales o situaciones no estándar. Solo usar si aplica realmente. Si es empleado normal, no usar esta sección
A continuacion una lista de errores conceptuasl frecuentes en Legajos
Error número 1: Usar el legajo para definir el sueldo
Esta práctica es incorrecta y no funciona. El legajo define convenio y categoría (descriptores). Luego en convenio se definen los valores por categoría (descriptores) en cada período de tiempo. También es posible definir el sueldo en novedades, si se opta por modalidad de carga por novedades, descripta en el instructivo xXX
No asignar sucursal
Los empleados sin sucursal no estarán localizados en ningún lugar de la estructura organizativa, provocando reportes inconsistentes.
No asignar descriptor en los legajos
Si un legajo no tiene definido el descriptor (o sea: la categoría) el sistema no tiene forma de determinar a que escala salarial pertenece
Datos fiscales incorrectos
Si estos datos no se cargan correctamente, se producirán errores en aportes y en ganancias
Modelo mal configurado
Faltarán conceptos en el recibo
Una vez realizada la configuración de los legajos, te recomendamos ingresar las Novedades