Importación Manual de Mis Comprobantes Emitidos y Recibidos

Podés adaptar cualquier XLS al archivo Mis Comprobantes para realizar importaciones a SOS-Contador. Es importante mantener la estructura del archivo modelo con sus columnas y filas, respetar los formatos de números en las columnas que tengan números y el formato “fecha” en la columna de fecha. 

Para tener en cuenta:

• Columna B – Tipo: es obligatorio completar el tipo de comprobante respetando estos formatos:

001 – FACTURAS A

002 – NOTAS DE DEBITO A

003 – NOTAS DE CREDITO A

006 – FACTURAS B

007 – NOTAS DE DEBITO B

008 – NOTAS DE CREDITO B

011 – FACTURAS C

012 – NOTAS DE DEBITO C

013 – NOTAS DE CREDITO C

• Columna J – Tipo de Cambio: si son pesos se debe colocar el monto “1” 

• Columna K – Moneda: si es pesos se debe colocar el signo $ y si es dólar se debe colocar USD 

• Columna E – Número hasta: la numeración “Hasta” no es obligatoria

• Columna F – Código de Autorización: el código de autorización no es obligatorio

• Columna G – Tipo de documento: el tipo de documento es obligatorio, puede ser CUIT, CUIL o DNI

• Columna H – Número de documento: el número de documento es obligatorio. Solo admite números. 

• Columna Q – Importe total: es obligatoria. 

Las columnas de la R a la Z son opcionales.

• Columna R: Perc IVA

• Columna S: Perc IIBB

• Columna T: Jurisdicción IIBB

• Columna U: Cuenta del Neto

• Columna V: Código de Actividad

• Columna W:  Centro de Costo

• Columna X:  Observaciones

• Columna Y: E-mail

• Columna Z: Teléfono

A continuación facilitamos los modelos de archivo XLS Mis Comprobantes Emitidos y Recibidos:

Desde el menú Inicio / Importar datos /  Desde ARCA / Mis Comprobantes Emitidos y Recibidos:

Si sólo deseas realizar una comparación entre los comprobantes que figuran en Mis Comprobantes y los que registraste en SOS, podés utilizar el botón “Comparar y emitir informe de diferencias sin importar”:

En los parámetros iniciales se ha especificado cuentas predeterminadas para la importación. Existen dos ajustes adicionales para personalizar esto, presionando el botón “Ver opciones avanzadas”:

Al realizar una primera importación desde Mis Comprobantes Emitidos / Recibidos, los clientes/proveedores nuevos se incorporan a SOS-Contador con la Provincia en la que se ha configurado el domicilio fiscal de la CUIT de tu cliente. Lo mismo sus comprobantes. Hay dos formas de ajustar esto con mayor detalle, presionando el botón «Ver opciones avanzadas»:

En la misma línea de los parámetros antes descritos, se ofrecen distintas alternativas para asignar la actividad económica de los comprobantes de ventas, cuya lógica funciona así:

• Si se desea especificar actividades específicas para determinados comprobantes y así configurar correctamente la base para la declaración IVA F2002, será necesario cargar las actividades en la columna «V», ingresando allí la codificación de seis dígitos para la actividad. Ej.: 472300 si se tratara de «Venta al por menor de tabaco». Es importante ingresar la codificación exacta, de lo contrario se ignorará. Tener en cuenta que si se hace esto, el dato ya quedará como antecedente para los clientes/proveedores y se tomará automáticamente para la próxima importación.

• Si se marca “Si ya existe el cliente importado, repetir la actividad asignada a su último comprobante” (presionando el botón «Ver opciones avanzadas»):

1. Si el cliente ya existe en la base de datos y sus comprobantes fueron alterados hacia una actividad diferente de la predeterminada para el punto de ventas, se asigna esa actividad «alterada».

2. Si el cliente no existe en la base de datos o existe pero sus comprobantes no fueron alterados hacia una actividad diferente de la predeterminada, se asigna la actividad predeterminada del punto de venta (o la principal, si el punto de venta no tiene una actividad predeterminada).

• Si NO se marca “Si ya existe el cliente importado, repetir la actividad asignada a su último comprobante” (presionando el botón «Ver opciones avanzadas»)

1. Se usa la actividad predeterminada asociada al punto de venta. 

2. Si el punto de venta no tiene una actividad predeterminada se usa la principal.

• Si la importación ya se ha realizado, se puede establecer rápidamente Actividad Económica siguiendo las instrucciones del siguiente artículo: Acciones masivas: cómo cambiar la jurisdicción IIBB y cuenta contable en bloque.

Los archivos “Mis comprobantes” incluyen netos, IVA, exentos, no gravados como composición y montos totales de comprobantes. No incluyen percepciones ni realizan otras discriminaciones. La diferencia entre el monto total y la suma de netos, IVA, exentos y no gravados se volcará al concepto seleccionado por el usuario en “Imputación de diferencias”, el cual se puede visualizar presionando el botón «Ver opciones avanzadas»

Asimismo es posible indicar que los comprobantes importados desde Mis Comprobantes queden marcados como cancelados. En su totalidad o sólo los emitidos a CF. Este selector se puede visualizar presionando el botón «Ver opciones avanzadas», y al desplegarlo mostrará las cuentas contables de caja y bancos:

Al momento de importar es posible especificar (presionando el botón «Ver opciones avanzadas») cómo manejar eventuales importaciones anteriores dentro del período. 

• Si se desea realizar importaciones parciales que vayan engrosando el registro a lo largo del mes, es conveniente elegir la opción “Agregar los CAE nuevos que se encuentren en estos archivos, conservando importaciones anteriores. ”. De esta forma, si ya se fue asociando a lo largo del mes las facturaciones con sus cancelaciones, las mismas se conservarán intactas. 

• De lo contrario, si no es de interés conservar estas asociaciones, se puede usar “Eliminar importaciones "Mis Comprobantes" de este período y reemplazarlas con estos archivos.”.

Es posible utilizar esta rutina de importación articulada con las rutinas de importación de percepciones IVA e IIBB sufridas, las cuales, en caso de encontrar comprobantes de compra de similares características, se integran a comprobantes de compras existentes.

Por ejemplo: se realiza la importación de Mis Comprobantes Recibidos y entre ellos se importa la FC A 1234 00004321 del proveedor Movistar. Dicha FC contiene percepciones e impuestos de varios tipos, los cuales al no estar discriminados irán a engrosar la cuenta “Otros Impuestos” como se explica en el punto 6, por diferencia entre el total y la suma de montos informados

Luego se realiza la importación del archivo de Percepciones IVA, en el cual una de sus filas registra una Percepción IVA de $66 en la FC A 1234 00004321 del proveedor Movistar. La rutina de importación buscará esta FC en el archivo. Dado que la encuentra, busca a continuación en esa FC si existe un monto disponible en la cuenta “Otros Impuestos”. Si detecta que hay un monto disponible y ese monto es igual o mayor a la percepción, “roba” monto de allí y lo reimputa a Percepción IVA, realizando la integración. Esto mismo sucede con importaciones de Percepciones IIBB.

Por lo tanto se recomienda realizar ante todo las importaciones de Mis Comprobantes y luego las de retenciones y percepciones. Para más información sobre importación de archivos de retenciones y percepciones, por favor leer: carga de retenciones sufridas e importación de AFIP / Mis Retenciones: SS, Ganancias e IVA (Percepciones y Retenciones)

La importación Mis Comprobantes genera comprobantes de tipo “resumido”, compuestos de encabezado de comprobante y subtotales por alícuota IVA. Esto ocurre porque el archivo descargado de ARCA no contiene un detalle de productos o actividades, de manera que SOS no cuenta con la posibilidad de procesar estos datos. En los casos es que sea necesario discriminar por ejemplo dos o más actividades, o dos o más cuentas contables, es necesario convertir este comprobante resumido en un comprobante detallado, para así poder editar manualmente el detalle y ajustarlo al requerimiento impositivo o contable.

Para poder realizar esta operación, es necesario ingresar a Inicio / Ventas o inicio / Compras, marcar con un check los comprobantes a convertir y utilizar la acción masiva “Convertir resumidos en detallados”, como se muestra en la siguiente imagen:

Los archivos Mis Comprobantes se pueden importar tal como se descargan desde ARCA pero también es posible agregar columnas personalizadas para importaciones más específicas. Las columnas personalizadas que se pueden agregar son las siguientes:

• Columna R: Perc. IVA, campo de tipo moneda

• Columna S: Perc. IIBB, campo de tipo moneda

• Columna T: Jurisdiccion IIBB, codificación SIFERE (ej.: 901)

• Columna U: Cuenta del neto, codificación SOS (ej.: 04.01.01.001.001) Atención! únicamente cargar códigos de cuenta.

• Columna V: Código de Actividad, codificación actividades económicas ARCA (ej.: 477190)

• Columna W: Centro Costo, debe coincidir exactamente con un CC creado en inicio – configurar CUIT

• Columna X: Observaciones, campo de texto libre

• Columna Y: Email del cliente o proveedor

• Columna Z: Teléfono del cliente o proveedor, preferentemente en formato Whatsapp

También es posible agregar columnas personalizadas específicas para tipos de comprobante Agro, a partir de columna “AA”. 

Si el usuario lo desea, puede cargar el nombre de Centro de Costos en columna “W”, la cual es opcional. En caso de haber un dato en esta columna, y que el mismo se corresponda con uno de los centros de costo ya existentes en la base, se lo tomará como centro de costos del comprobante. Caso contrario, se tomará el centro de costos predeterminado de la base.

La principal carencia de la planilla entregada por el sistema “Mis Comprobantes” es que no se informa alícuota del neto. Si el comprobante tiene una sola alícuota, esto no es problema porque la misma se puede calcular en forma simple. Pero si el comprobante tiene más de una alícuota, aquí nos encontramos frente a un problema el cual hemos resuelto partiendo de la base de que las alícuotas más habituales (21% en primer lugar) y de que los comprobantes tienen sólo 2 alícuotas ya que con tres o más ya no tendríamos una punta desde la cual calcular.

Lo que hacemos es entonces utilizar monto neto y monto IVA calculando en primer lugar cuanto neto e IVA podemos “utilizar” al 21% y para el remanente probar las alícuotas 27, 10.5, 5 y 2.5 hasta que alguna “dé”.

Si te cansaste de marcar como eliminados los comprobantes de un cliente o proveedor que no tienen que ver con la actividad de la empresa, podes marcar en ficha proveedor/cliente la casilla que mostramos a continuación:

Éste proceso es igual para los comprobantes importados en compras, ventas y en la contabilidad, ya que los mismos pasan automáticamente a la registración contable.

Primero se procede a anular el comprobante y luego a eliminarlo, de esa manera hay un doble control por parte del sistema.

Paso 1 anulación:

Se debe seleccionar el comprobante a anular, marcándolo con una tilde desde el margen izquierdo. Luego, se debe seccionar la opción “Anular Marcados/Eliminar Anulados” que aparece en rojo: