La rutina de importación genera cobros y pagos si identifica clientes / proveedores…

Es posible asociar los movimientos del banco a Clientes / Proveedores. La rutina primero intenta matchear cada fila del extracto por CUIT, luego por CBU, luego por la parte izquierda de la descripción -no hace falta el match completo. De lograr match generará cobros o pagos según sea el signo del movimiento.

… y movimientos de fondos en estos otros casos:

Además es posible asociar los movimientos del banco a cuentas contables, utilizando el campo “descripción extracto” de las cuentas que desees tocar. Si se produce match, obtendrás un movimiento de fondos como resultado.

… también es capaz de identificar cheques emitidos que han sido debitados del banco:

Si algunas de las filas del extracto coinciden con las “descripciones extracto” de cuentas de tipo “Banco – Cheques diferidos” o “Banco – Echeq”, la rutina analiza el resto de la descripción en búsqueda de un número de ocho o menos caracteres. Si lo encuentra, busca ese número en los cheques propios emitidos desde el banco que se está procesando:

• si encuentra el cheque por número, marca el cheque como depositado y genera el registro de su depósito en movimiento de fondos

• si NO encuentra el cheque por número, crea un cheque genérico en lista de cheques emitidos y genera el registro de su depósito en movimiento de fondos

Más abajo en la sección de ejemplos, se desarrolla un ejemplo práctico.

¿Cómo armo el XLS?

Podrás utilizar el archivo modelo que se encuentra disponible en la rutina de importación. Debés respetar al 100% el formato del archivo para lograr una importación exitosa.

Al ingresar a Inicio / Importar datos / Desde XLS /  Cobros, Pagos y Movimientos de fondos (Extracto), verás una sección que permite obtener el archivo modelo: 

El primer paso para utilizar esta rutina de importación es transformar tu  extracto o planilla de cobros y pagos al siguiente formato:

• Columna A: Fecha

• Columna B: Descripción

• Columna C: Monto

• Opcionalmente Columna D: Saldo

Una vez que armes tu XLS con este formato, será posible importar cualquier planilla y generar pagos, cobros y movimientos de fondos “contra” alguna de las cuentas Caja y Bancos seleccionadas.

El XLS debe estar armado de la siguiente manera:

• Fila 1: los cuatro nombres de columnas Fecha, Descripción, Importe, Saldo

• Fila 2:  Solo completar la columna D con el saldo de la cuenta seleccionada para importar el extracto (fila 2, columna D). 

• Fila 3 y subsiguientes: Los movimientos a importar son:  Fecha en columna A, Descripción en columna B, Importe en columna C y opcionalmente el Saldo del extracto en columna D. Se muestra en la siguiente imagen: (Tener en cuenta que la fecha del primer movimiento debe ser igual o inferior a la fecha del "saldo al" de la cuenta seleccionada.)

¿Cómo es la lógica de la importación?

Si el XLS respeta el modelo, la rutina recorrerá cada fila e importará datos que pueda identificar, utilizando la columna B “Descripción” a efectos de la identificación con un cliente, un proveedor o una cuenta contable. La lógica que se sigue es esta:

1. Se buscan números de CUIT y CBU en la columna B “Descripción”

2. Se comparan estos CUIT y CBU con los de clientes/proveedores de la base

3. También se compara la parte izquierda de la descripción con el campo “Descripción extracto” de los clientes/proveedores de la base

4. También se compara la parte izquierda de la descripción con el campo “Descripción extracto” de las cuentas contables

5. Si hay coincidencia con clientes / proveedores, se ingresa el importe como COBRO (si es positivo),  PAGO (si es negativo)

6. Si hay coincidencia con cuentas contables, se ingresa el importe como MOVIMIENTO DE FONDOS, al debe o al haber según si el importe es positivo o negativo

7. Si ya existe en la base un cobro/pago con mismo cliente/proveedor/cuenta contable, misma fecha y mismo importe, no se procesa el movimiento y se lo marca como “no procesado”

8. Se buscan las palabras “SIRCREB” y “Ley 25413”

9. Si hay coincidencia y si existen en el plan de cuentas las cuentas nominadas “SIRCREB” y “Ley 25413”, se ingresan los importes como MOVIMIENTO DE FONDOS con descripción “Imp Ley 25413 / SIRCREB”

10. Si no hay coincidencia con CUIT, CBU, “descripción extracto”, “SIRCREB” ni “Ley 25413” en la base, no se procesa el movimiento, se lo marca como “no procesado” y se lo pinta de naranja

11. Si la fecha del movimiento es distinta de la fecha “período a importar”, no se procesa el movimiento y se lo marca como “no procesado”

Ya tengo el XLS listo, ¿cómo realizo la importación?

Ingresar a menú Inicio / Importar datos / Desde XLS/TXT de otros Soft y Bancos / Cobros, Pagos y Movimiento de Fondos (Extracto):

Importante: antes de importar, debés revisar y marcar los checkbox que se encuentran en la rutina de importación para asegurarte que la importación sea exitosa:

Completar el formulario y realizar la importación. Al finalizar el proceso se descargará un XLS con resultados del proceso incluyendo movimientos “no procesados”, para poder completar la carga del extracto o planilla de cobros / pagos manualmente, cargando sólo lo no procesado automáticamente. Este XLS de resultados tendrá el siguiente aspecto:

Se marca en verde lo procesado y en naranja lo no procesado (ya que será necesario analizar y cargar manualmente)

Algunos ejemplos

Supongamos que importaremos contra la cuenta Banco Nación:

Ejemplo 1: importación de un cobro

La rutina de importación ante todo busca un cliente/proveedor con CUIT 27283030311. Si lo encuentra, ingresa un cobro de $132,5 contra Banco Nación a este cliente (porque el monto es positivo). Si el monto fuera negativo, ingresaría un pago contra Banco Nación de $132,5

Si no se encuentra esta CUIT, se busca en el campo “Descripción extracto” de todo cliente, proveedor y cuenta contable

Si se encuentra cliente/proveedor, se ingresa un cobro/pago. Si se encuentra una cuenta contable, se ingresa un movimiento de fondos. Si no se encuentra nada, se devuelve un resultado en naranja (no procesado)

Ejemplo 2: importación de un recupero de IVA

En este caso no hay CUIT/CUIL para buscar entre clientes/proveedores, entonces se busca en el campo “Descripción extracto” de todo cliente, proveedor y cuenta contable. Si en la cuenta contable “Saldo IVA Párrafo 2” se hubiera cargado una descripción exacta, se elegiría dicha cuenta para crear un movimiento de fondos con Banco Nación como contrapartida:

Ejemplo 3: importación de extracciones

Las extracciones desde el cajero suelen venir con una leyenda como la siguiente:

Si toda extracción cajero se deseara vincular con la cuenta contable “Retiro Socio JUAN”, debería configurarse la cuenta contable Retiro Socio JUAN y colocar en “Descripción extracto” el siguiente texto: EXTRACCION CAJERO

Pero si tu cliente manejara dos tarjetas y desearas vinculara cada una a los retiros de cada uno de los dos socios, deberías configurar así:

• cuenta contable Retiro Socio JUAN: colocar en “Descripción extracto” el siguiente texto: EXTRACCION CAJERO 4517XXXXXXXXXX30 (si la tarjeta terminada en 30 correspondiera a Socio Juan)

• cuenta contable Retiro Socio PEDRO: colocar en “Descripción extracto” el siguiente texto: EXTRACCION CAJERO 4517XXXXXXXXXX99 (si la tarjeta terminada en 99 correspondiera a Socio Pedro)

Ejemplo 4: importación del débito en banco por cheques emitidos

Supongamos que tenemos esta planilla:

Vemos cinco filas que corresponden a cheques emitidos cuyo receptor ha depositado y se están debitando de la cuenta del banco. Las cinco filas comienzan con el prefijo “48HS. BANCOS” así que la primer configuración debemos establecer en SOS es localizar la cuenta “Banco – Cheques diferidos” y coloquemos la leyenda “48HS. BANCOS” en “descripción extracto”:

Con esto lograremos que al procesar el extracto, las filas que comienzan con “48HS. BANCOS” sean individualizadas como pertenecientes a cuenta “Banco – Cheques diferidos”.

Supongamos ahora que en nuestro SOS hemos registrado manualmente un pago con cheque nro. 991 (el primero de la lista), el cual luce de esta manera:

Si ingresamos a Gestión de cheques propios, veremos allí el cheque:

Ahora, manos a la obra. Importamos la planilla XLS del extracto mostrada al inicio del ejemplo, con seis filas en total. Es importante comprender que el extracto se importa contra la cuenta “Banco” ya que es esta cuenta “Banco” la cuenta común contra la cual se debitan o acreditan todas las filas del extracto a procesar (algunas de las cuales tocarán además la cuenta “Banco – Cheques diferidos”)

Una vez finalizada la importación, deberás presionar el botón “Ver detalle” del historial, para ver el detalle de resultados de la importación. Se puede ver anticipadamente que se importaron 5 del total de 6 registros:

El detalle de resultados se ve así con cinco importaciones en verde y una en naranja:

Analicemos los resultados uno por uno:

• Primera fila, descripción “REG.REC.SIRCREB BS.AS.” tuvo como resultado “OK – Importado 195572474 como movimiento de fondos con fecha 28/11/2022 cuenta Percepción SIRCREB Bancos genérica a “Banco”“: el SOS ya tiene incorporado que las leyendas SIRCREB y las de Impuesto a los débitos y créditos bancarios deben ser importados contra las cuentas especiales correspondientes.

• Segunda fila, descripción “48HS. BANCOS 0000991” tuvo como resultado “OK – Identificado el cheque 991 y realizado el depósito de cheques diferidos emitidos, con fecha 29/11/2022“: el SOS supo gracias a la “descripción extracto” de la cuenta “Banco – Cheques diferidos” que esta fila correspondía a cheques diferidos. Buscó un número de cheque y encontró el número 991. Buscó el número de cheque 991 en “cheques emitidos” y lo encontró. Por ende lo marcó como depositado, lo cual se refleja ahora en lista de cheques.

• Tercera fila, descripción “48HS. BANCOS 0000993″ tuvo como resultado “OK – Importado 195572476 – Cheque 993 sin identificar en lista de cheques emitidos incorporado como movimiento de fondos con fecha 29/11/2022 cuenta Banco – Cheques Diferidos a “Banco”“: el SOS supo gracias a la “descripción extracto” de la cuenta “Banco – Cheques diferidos” que esta fila correspondía a cheques diferidos. Buscó un número de cheque y encontró el número 993. Buscó el número de cheque 993 en “cheques emitidos” y NO lo encontró. Por ende lo creó como movimiento de fondos y lo marcó como depositado en movimiento de fondos, dejando además un reflejo en lista de cheques.

• Cuarta fila, descripción “48HS. BANCOS 0000998″, ídem a la tercera fila.

• Quinta fila, descripción “48HS. BANCOS 0001003” tuvo como resultado “No importado – El cheque 1003 (no identificado en lista de cheques) tiene valores positivos, no se lo pudo procesar como depósito porque los depositos deben bajar saldo en el Banco“: el SOS supo gracias a la “descripción extracto” de la cuenta “Banco – Cheques diferidos” que esta fila correspondía a cheques diferidos. Pero también vio que el importe en extracto era positivo, por ende no se trataba del débito de un cheque. Esta situación no es posible, así que no se procesa, se pinta en naranja y se sigue adelante.

• Sexta fila, descripción “48HS. BANCOS 0001099“, ídem a la tercera fila y cuarta fila.