Trabajo colaborativo
Para que varios usuarios puedan operar simultáneamente con SOS, debés utilizar el botón “Compartir base”. Esta es una función gratuita y sin límite en cantidad de usuarios con acceso simultáneo:
Cada base tiene un “dueño” o “creador”. Este usuario “dueño” o “creador” de una cuenta es quien crea las bases de los clientes del estudio y es propietario de las mismas. Luego puede crear gratuitamente otros usuarios, utilizando el botón “compartir base”. Así otrogará a colaboradores, clientes o colegas la posibilidad de acceder simultáneamente a las bases que decida compartir, manteniendo siempre el control sobre los usuarios y permisos otorgados. Por ejemplo:
Los colaboradores y empleados del estudio pueden trabajar con los clientes;
Un cliente puede cargar sus ventas, sus compras, cobros y pagos para llevar autónomamente sus cuentas corrientes;
Un colaborador Data Entry puede realizar la carga de datos si el cliente no cuenta con la estructura para hacerlo. También puede, opcionalmente, observar los comprobantes cargados en la base para su análisis (explicaremos más adelante cómo dar acceso o restringir esta función);
Un colega o auditor podría colaborar en un análisis de situaciones puntuales.
Sólo el “dueño” o “creador” de una base puede compartir y es sólo él quien puede crear nuevas bases (sus colaboradores no podrán crear bases para el propietario). Por otra parte los datos de Facturación, Administración de usuarios y Administración de CUITs de usuarios Premium (disponibles en Inicio / Configurar usuario y estudio) sólo serán visibles para el usuario Premium, y no para sus invitados que sólo verán menú Inicio / Configurar usuario.
La función compartir bases también es parte de la versión FREE, no es necesario suscribirse para utilizarla. O sea que podés crear tu base en forma gratuita y sin límite de tiempo, y utilizar la función de Compartir base con ilimitada cantidad de usuarios.
¿Cómo compartir bases?
La forma de compartir bases es simple. Primero accedé a la CUIT que deseás compartir, y luego presioná el botón “Compartir base” en la barra superior. SOS mostrará un cuadro donde definir con quién se quiere compartir y qué nivel de acceso se le quiere otorgar.
Por último será necesario presionar el botón “Confirmar” de color azul. En ese momento SOS envía por correo electrónico las invitaciones, que llegarán a los invitados junto a instrucciones para acceder:
Importante para que no falle la invitación!
1) Asegurarse de que al tipear la dirección de tu invitado, esta aparezca en azul, como se muestra en la siguiente imagen:
2) Esto se logra presionando ENTER justo al finalizar de tipear la dirección de correo electrónico.
3) Luego elegir nivel de acceso y presionar el botón verde “Compartir”
4) Luego presionar el botón azul “Confirmar”
¿Qué tipos de permisos hay?
Existen ocho tipos de permiso para seleccionar:
Personalizado: permite personalizar el nivel de acceso.
Full: todos los permisos disponibles (sólo para la base actual): accede de la misma manera que lo hace el usuario propietario
Auditor: accede todas las opciones sin poder modificar datos (sólo para la base actual): ingresa a cualquier opción de menú, no puede crear, modificar ni eliminar nada
Cliente: accede a las opciones del menú Inicio (sólo para la base actual): dicho de otra manera, puede ingresar ventas, compras, cobros, pagos, manejar cheques e importar archivos. También puede acceder al menú gestión y todos sus reportes. Pero no accede a asistentes impositivos ni contables.
Data Entry: accede sólo a carga de ventas, compras, cobros, pagos y movimientos (sólo para la base actual). Accede a las rutinas de importación (si se desea que no acceda a las rutinas de importación debe compartir un permiso personalizado) . Ve los comprobantes cargados en la base, puede modificarlos y eliminarlos (la visión de los comprobantes puede ser restringida, ir al título “Permiso Data Entry: cómo restringir la visualización de la información”.
App: solo accede a la información vinculada a la App de facturación electrónica.
Sueldos: solo accede al módulo de sueldos.
Extra Full: TODOS los permisos (excepto compartir bases con otros) para TODAS mis bases, ACTUALES Y FUTURAS: accede de la misma manera que lo hace el usuario FULL y lo hará en todas las bases actuales y futuras. Por favor leer abajo la particularidad de este permiso que debe ser utilizado con mucha precaución.
Atención: utilizar con precaución el permiso “Extra Full”
Recomendamos tener extremo cuidado con este permiso ya que cualquier base actual o futura que se cree será accesible para los usuarios que reciban permisos “Extra Full”. Lo único que no puede hacer un usuario Extra Full es compartir bases con otros usuarios o crear bases para el usuario Premium.
Para usuarios de alto nivel de confianza pero con quienes se prefiere ir agregando permisos sobre los CUIT de a uno, lo más apropiado es utilizar el permiso “Full” que tendrá acceso total a aquellas bases que se le hayan compartido.
Permiso “Data Entry”: cómo restringir la visualización de la información.
Al invitar a un colaborador con el permiso “Data Entry” se le da acceso a carga de ventas, compras, cobros, pagos y movimientos de la base compartida. También se le permite ver la totalidad de los comprobantes cargados en la base.
Si se desea restringir la visualización de los datos cargados para que el colaborador solo vea los comprobantes ingresados por él mismo, debe dirigirse a Configurar CUIT / Solapa “F. Corte y Avanzadas” y tildar la opción “Usuarios con perfil data entry sólo pueden ver y editar los registros propios”. Una vez tildada la opción debe presionar “Guardar” en la solapa:
Permiso personalizado:
Si ninguno de siete perfiles predefinidos se ajusta al uso que se desea para el usuario invitado, es posible elegir la opción “Personalizado” . Desde la ruedita de la derecha, podrás personalizar el acceso:
Al presionar el botón con forma de ruedita, podrás elegir en detalle los permisos que se desea otorgar al invitado:
Para simplificar la asignación de permisos en este cuadro, es posible elegir uno de los perfiles predefinidos y luego agregar o quitar a partir de este perfil. También es posible copiar los permisos que se han otorgado a otro usuario. Ambas operaciones se realizan desde los botones “Perfil” y/o “Usuario” en la parte superior de este cuadro de diálogo:
¿Cómo cambiar permisos o eliminarlos?
En todo momento es posible modificar el nivel de permisos que se ha otorgado a un invitado, o eliminarle dichos permisos. Para hacer esto, basta con presionar el botón “Compartir base”, buscar el invitado en la lista y en el sector derecho del mismo elegir otro nivel de acceso o presionar el botón con el tachito de basura para eliminar completamente cualquier tipo de acceso a esta CUIT. Se muestra en la siguiente imagen:
Si el permiso que se desea cambiar es el Extra Full se deberá ingresar en Inicio / Configurar mi estudio, Solapa “Administrar usuarios”. Se deberá eliminar el permiso desde el botón con forma de tachito y, una vez eliminado el permiso, se podrá proceder a invitar nuevamente al usuario con otro nivel de acceso desde "Compartir base":
¿Cómo transferir la propiedad y datos de una base mía a otro usuario?
Es posible transferir una base de un propietario a otro, la única condición es que el destinatario sea usuario Premium. La forma de realizar la transferencia es:
Ingresar a SOS con el usuario que es propietario actual de la base a transferir;
Presionar el botón Soporte Técnico;
Ingresar el siguiente texto: “deseo transferir datos y propiedad de la base actual al usuario Premium xxx@xxx”, completando el nombre del usuario Premium al que se desea transferir la base.
¿Quiénes puede ingresar a ARCA desde la letrita A?
Pueden a acceder desde la “letrita A” de SOS a ARCA el usuario propietario, el invitado con permiso “Extra Full” o aquel invitado con permiso “Personalizado” a quien se le haya habilitado esta opción avanzada:
