Ayuda - Importación Múltiple desde Mis Comprobantes, Portal IVA XLS y CSV

Importación Múltiple de Mis Comprobantes, Portal IVA y PEM

Importá comprobantes de manera simple y ágil !En SOS trabajamos para agilizar tu trabajo cada vez más, es por eso que creamos la rutina Multicompro que permite importar comprobantes en todas tus bases y para todos los períodos en una sola importación, sin cambiar ni de base ni de período. Admite los formatos: Mis Comprobantes XLS y CSV, Portal IVA XLS, Portal IVA CSV y PEM8010/8011/8012.

¿Cómo configuro la rutina de importación múltiple?

Antes de comenzar a utilizar la rutina deberá establecer los datos predeterminados para las importaciones en Inicio / Configurar CUIT, solapa “F. Corte y Avanzadas”. Esto se realiza una sola vez en cada base:

Una vez configurados los datos predeterminados, al importar con multicompro se respetarán las opciones seteadas. Esta configuración será tenida en cuenta para los nuevos clientes y proveedores.

Astucia: reimputá cuentas contables y hacé más inteligente al sistema

Existen “astucias” asociadas al uso de las acciones masivas: el sistema irá aprendiendo y recordará las modificaciones para aplicarlas a clientes y proveedores en futuras importaciones. Podés aprender a hacerlo rápidamente a partir de este video:

¿Cuáles son los pasos para realizar la importación múltiple?

Recomendamos como primer paso crear una carpeta en tu computadora donde se encuentren los comprobantes de tus clientes y/o proveedores que descargaste en forma manual desde el Portal IVA en formato CSV, XLS, desde Mis Comprobantes Emitidos y Recibidos en formato XLS o de Controladoras Fiscales Nueva Tecnología en formato PEM.

Atención! NO ABRIR EL CSV YA QUE SE ABRIRÁ EN EXCEL Y MODIFICARÁ EL FORMATO DEL MISMO PROVOCANDO ERRORES EN SU IMPORTACIÓN.

Es importante que en el nombre de los archivos figure la CUIT, sin espacios ni guiones, para que el sistema pueda reconocer a qué base debe importar los comprobantes que contiene el archivo.

Haciendo clic acá podrás descargar los archivos modelo.

Una vez que tengas listos los archivos, ingresá a la rutina desde Inicio / Importar datos / Desde AFIP / Múltiple desde Mis Comprobantes, Portal IVA XLS y CSV:

En la rutina podrás seleccionar los archivos a importar desde el botón “Seleccione archivos”. Podés trabajar desde cualquier base y período ya que esta rutina reconocerá CUIT y fecha de los comprobantes y los importará en sus respectivas bases y períodos.

Si los comprobantes a importar son de diferentes períodos deberás tildar la opción “Deseo importar por año completo”:

Para realizar la importación de los archivos PEM F8011 y F8012 de controladoras fiscales, debe seguir los pasos indicados en el instructivo PresPEM.

Listo ! Ya tenés importados los comprobantes en sus respectivas bases y períodos.

Te invitamos a probar esta rutina que te ayudará a ahorrar tiempo y a evitar potenciales errores de carga manual.

Advertencia para el formato CSV:

No abrir el CSV ya que se va a abrir en Excel y modificará el formato del mismo provocando errores en su importación. Para modificar el nombre del archivo, debe buscarlo dentro de las carpetas de su ordenador y presionar clic derecho sobre el mismo para tipear el nuevo nombre del archivo e indicar el CUIT que corresponda.

Si abren el archivo y luego lo pasan por el sistema, aparecerá el error “invalid date value”. Si obtuvo este error diríjase a la sección de errores frecuentes al final de este artículo.

Importante: revisar el botón de “Reporte”

Es importante siempre revisar el botón de “Reporte” por más que aparezca el cartel verde de “Importación finalizada” ya que este cartel únicamente indica que el sistema logró procesar dicho archivo pero esto no quiere decir que se haya importado la totalidad de los comprobantes. Para saber cuáles comprobantes se procesaron y cuáles no (con el detalle del motivo por el que no se procesaron) debés presionar el botón “Reporte”:

Importación de archivos PEM – Controladores Fiscales Nueva Tecnología

Compartimos con uds. información de utilidad para comprender de qué se trata cada uno de los archivos PEM entregados por los controladores fiscales de nueva tecnología y los pasos para importar estos archivos en SOS.

El controlador fiscal de tu cliente entrega tres archivos:

F8010: cinta testigo que contiene todas las operaciones;
F8011: cierres diarios con número desde y número hasta;
F8012: duplicado electrónico de comprobantes A y M.

Analizamos en detalle cada uno de estos

F8010

Es la cinta testigo que contiene todas las operaciones. Este archivo es el que SOS procesa actualmente, por dos razones:

es el que contiene el detalle más amplio de las operaciones, incluyendo el detalle de ítems y alícuotas de cada comprobante.

contiene TODAS las operaciones y no sólo las operaciones a consumidores finales (archivo F8011) o las operaciones A y M (archivo F8012)

Mostramos a continuación una imagen ejemplo del contenido de dicho archivo, ya decodificado

En la imagen anterior se puede observar que para el tipo de comprobante 83, el archivo comienza con el número de comprobante 2334 y desagrega toda la información, incluyendo los ítems facturados, subtotales de IVA y formas de pago.

Como resultado del proceso de importación de SOS, se podrá descargar el contenido del archivo PEM en el listado de ventas del contribuyente. A su vez, dado que el archivo se debe resguardar 200 mts de la locación física del controlador, tendrás el beneficio extra de que el archivo esté resguardado en el servidor SOS y no será necesario encargarte de dicho resguardo.

F8011

Cierres diarios con numero desde y numero hasta, archivo que se debe presentar a AFIP una vez por mes (o 4 si tu cliente fuera RI). Mostramos a continuación una imagen ejemplo del contenido de dicho archivo, ya decodificado

Se puede ver que para cada cierre Z se resume, por código de tipo de comprobante (sólo el 83, en este caso) las importes para el rango de comprobantes desde el número 2334 a 2357. Mientras que en el archivo anterior (F8010) se mostraba el detlle del comprobante 2334, 2335, etc.

F8012

Duplicado electrónico de comprobantes A y M , archivo que se debe presentar a AFIP una vez por mes (o 4 si tu cliente fuera RI). Mostramos a continuación una imagen ejemplo del contenido de dicho archivo, ya decodificado:

Se puede ver que para cada operación A o M (por ejemplo el tipo de comprobante 81, en este caso) se detalla la operación en su máxima apertura. Tal como lo hace el F8010, sólo que F8012 no incluye operaciones a consumidores finales.

Importación de F8010 en SOS, ahora con detalle de productos

Podrás importar F8010 en SOS utilizando la rutina de importación Multicompro. Ingresá a la rutina desde Inicio / Importar datos / Desde AFIP / Múltiple desde Mis Comprobantes, Portal IVA XLS y CSV. Podés trabajar desde cualquier base y período ya que esta rutina reconocerá CUIT y fecha de los comprobantes y los importará en sus respectivas bases y períodos. En la rutina Multicompro podrás seleccionar los archivos a importar desde el botón “Seleccione archivos”. Si los comprobantes a importar son de diferentes períodos deberás tildar la opción “Deseo importar por año completo”.

Detalle de productos

Al finalizar la importación podrás revisar desde menú Ventas que los comprobantes se han importado con su detalle, discriminación de alicuotas, etc:

Este nivel de detalle permite, además, obtener análisis de ventas por productos por mes que podrás compartir con tu cliente para el análisis conjunto, desde el menú Gestion / Detalle de ventas por producto:

Por qué no se importan F8011 y F8012?

Hay cierta confusión con los archivos F8011 y F8012. Ambos se suben a AFIP, pero solo el F8012 (operaciones A y M) aparece en “Libro IVA Digital” en las ventas, y sólo si utilizas la opción “Importar desde AFIP”. El F8010 no se sube a AFIP, pero al ser la “cinta testigo” contiene todas las operaciones

Resumiendo, desde SOS decidimos procesar el F8010 por las siguientes razones:

por ser este la suma de F8011 y F8012
porque contiene detalle de alícuotas y descripciones, que nos permite crear comprobantes detallados
para que tengas en la base de tus clientes la máxima discriminación

A la hora de subir el TXT de LID generado por SOS

Un detalle puede surgir a la hora de subir el TXT de LID generado por SOS a Portal IVA. Si el contribuyente ya fue subiendo los archivos PEM a la web de AFIP y en Portal IVA previamente a subir nuestros archivos realizó una importación con la opción “Importar desde AFIP”, tendremos la situación de que los comprobantes A y M ya estarán presentes en Portal IVA. De todas formas la validación de detectar y rechazar duplicados de dicho Portal IVA se encargará de que no se duplique información. Sólo debes asegurarte de establecer en Portal IVA la siguiente configuración:

Atención a los comprobantes Cancelados

Es necesario revisar cuando tengan comprobantes CANCELADOS por que en el sistema no se importan como cancelados sino que se importan normal. Deberán identificarlos y anularlos.

Pero si la información de Portal IVA ya está subida, ¿para qué subiría el TXT de LID generado por SOS?

Si el contribuyente ya fue subiendo los archivos PEM y se realiza una importación en Portal IVA con la opción “Importar desde AFIP”, debes tener en cuenta que dicha opción sólo descarga las ventas A y M presentes en archivo PEM 8012, pero NO descarga las ventas a consumidores finales presentes en archivo PEM 8011.

Es por eso que estas deben ser subidas, además de toda la parte de compras.

Nuestra recomendación

Aunque en Portal IVA podrían aparecen los tique A y M y usa la opción de “Importar desde AFIP”, nosotros recomendamos a los usuarios..

que importen a SOS los archivos PEM (junto a todas las otras operaciones volcadas en SOS, tanto ventas como compras)
que utilicen los TXT Libro IVA Digital de SOS, donde estarán TODOS los comprobantes
que NO usen en portal IVA la opción de “Importar desde AFIP”
que en portal IVA usen los TXT de Libro IVA Digital de SOS

Dudas que persisten

Un comprobante de tipo 081 TIQUE-FACTURA A / CONTROLADORES FISCALES que me hizo otra persona va a aparecer en Portal IVA con la opción de “Importar desde AFIP”? No lo sabemos aún
Un comprobante de tipo 081 TIQUE-FACTURA A / CONTROLADORES FISCALES que me hizo otra persona va a aparecer en Mis Comprobantes? No lo sabemos aún, pero sí sabemos que en Mis Comprobantes emitidos no aparecen los 081 emito como ventas, así que es poco probable que aparezcan en los 081 de mis compras en Mis Comprobantes recibidos. De por sí el servicio de Mis Comprobantes recibidos muestra solamente opciones de tique C (109) y tique NC C (114) pero no las versiones de tique factura:

En Mis Comprobantes aparecen sólo los comprobantes que tienen CAE. El tique C 109 es una excepción porque sí lo tiene pero los de controlador fiscal no.

Visualizador de archivos PEM

Sugerimos el uso de esta web para verificaciones rápidas del contenido de los archivos PEM: https://app.agilestudio.com.ar/cinta_testigo_digital/importar

¿Cómo adapto un XLS al archivo modelo de Mis Comprobantes?

Podés adaptar cualquier XLS al archivo Mis Comprobantes para realizar importaciones a SOS-Contador. Es importante mantener la estructura del archivo modelo con sus columnas y filas, respetar los formatos de números en las columnas que tengan números y el formato “fecha” en la columna de fecha.

Para tener en cuenta:

Columna B – Tipo: es obligatorio completar el tipo de comprobante respetando estos formatos:

001 – FACTURAS A

002 – NOTAS DE DEBITO A

003 – NOTAS DE CREDITO A

006 – FACTURAS B

007 – NOTAS DE DEBITO B

008 – NOTAS DE CREDITO B

011 – FACTURAS C

012 – NOTAS DE DEBITO C

013 – NOTAS DE CREDITO C

Columna J – Tipo de Cambio: si son pesos se debe colocar el monto “1”
Columna K – Moneda: si es pesos se debe colocar el signo $ y si es dólar se debe colocar USD
Columna E – Número hasta: la numeración “Hasta” no es obligatoria
Columna F – Código de Autorización: el código de autorización no es obligatorio
Columna G – Tipo de documento: el tipo de documento es obligatorio, puede ser CUIT, CUIL o DNI
Columna H – Número de documento: el número de documento es obligatorio. Solo admite números.
Columna Q – Importe total: es obligatoria.
Las columnas de la R a la Z son opcionales.

A continuación facilitamos los modelos de archivo XLS Mis Comprobantes Emitidos y Recibidos:

Mis-Comprobantes-Emitidos-Modelo-agregar-CUIT

Mis-Comprobantes-Emitidos-Modelo-agregar-CUIT (1).xlsx

Mis-Comprobantes-Recibidos-CUIT

Mis-Comprobantes-Recibidos-CUIT (1).xlsx

¿Puedo agregar columnas personalizadas al archivo Mis Comprobantes, para importaciones más precisas?

Los archivos Mis Comprobantes se pueden importar tal como se descargan desde AFIP pero también es posible agregar columnas personalizadas para importaciones más específicas. Las columnas personalizadas que se pueden agregar son las siguientes:

Columna R: Perc. IVA, campo de tipo moneda
Columna S: Perc. IIBB, campo de tipo moneda
Columna T: Jurisdiccion IIBB, codificación SIFERE (ej.: 901)
Columna U: Cuenta del neto, codificación SOS (ej.: 04.01.01.001.001) Atención! únicamente cargar códigos de cuenta.
Columna V: Código de Actividad, codificación actividades económicas AFIP (ej.: 477190)
Columna W: Centro Costo, debe coincidir exactamente con un CC creado en inicio – configurar CUIT
Columna X: Observaciones, campo de texto libre
Columna Y: Email del cliente o proveedor
Columna Z: Teléfono del cliente o proveedor, preferentemente en formato Whatsapp

También es posible agregar columnas personalizadas específicas para tipos de comprobante Agro, a partir de columna “AA”. El uso de estas columnas opcionales se describe en el siguiente tutorial.

Importación de Liquidaciones Primarias y Secundarias de Granos desde Excel

Se ha desarrollado una funcionalidad para la carga masiva de Liquidaciones Primarias y Secundarias de Granos (LPG y LSG). Esta funcionalidad es especialmente útil para el caso de importación de importantes volúmenes de comprobantes de tipos 033 y 331, tanto de Compras como de Ventas. Conocé más en este artículo.

Columnas opcionales para Percepciones

Si el usuario lo desea, puede cargar montos de percepciones IVA en columna “R” y de percepciones IIBB en columna “S”, las cuales son opcionales.

Si luego de sumar neto, IVA, exento, no gravado y percepciones opcionales cargadas por el usuario en columna R y S sigue habiendo diferencia respecto al total, esta diferencia se volcará al concepto seleccionado por el usuario en Inicio / Configurar CUIT / Solapa "F. Corte y Avanzadas, en la casilla “Imputación de diferencias”.

La cuenta predeterminada para la imputación de diferencias es “Otros Impuestos”, esta opción es la que debe utilizarse si se utilizará la rutina de importación de “Mis Comprobantes Recibidos” en combinación con las rutinas de importación de Percepciones IVA e IIBB. El uso de ambas rutinas combinadas se explica más abajo, en el título “Uso combinado con importación de Percepciones”

Columna opcional para Centro de Costos

Si el usuario lo desea, puede cargar el nombre de Centro de Costos en columna “W”, la cual es opcional. En caso de haber un dato en esta columna, y que el mismo se corresponda con uno de los centros de costo ya existentes en la base, se lo tomará como centro de costos del comprobante. Caso contrario, se tomará el centro de costos predeterminado de la base.

¿Cómo indico la cancelación de los comprobantes importados?

Es posible indicar que los comprobantes importados desde Multicompro queden marcados como cancelados. desde Inicio / Configurar CUIT / Solapa "F. Corte y Avanzadas, en la casilla "Dar por canceladas las ventas importadas?" Al desplegar este selector se mostrarán las cuentas contables de caja y bancos:

¿Cómo hago el uso combinado con importación de Percepciones?

Es posible utilizar esta rutina de importación articulada con las rutinas de importación de percepciones IVA e IIBB sufridas, las cuales, en caso de encontrar comprobantes de compra de similares características, se integran a comprobantes de compras existentes.

Por ejemplo: se realiza la importación de Mis Comprobantes Recibidos y entre ellos se importa la FC A 1234 00004321 del proveedor Movistar. Dicha FC contiene percepciones e impuestos de varios tipos, los cuales al no estar discriminados irán a engrosar la cuenta “Otros Impuestos” como se explica en el punto 6, por diferencia entre el total y la suma de montos informados

Luego se realiza la importación del archivo de Percepciones IVA, en el cual una de sus filas registra una Percepción IVA de $66 en la FC A 1234 00004321 del proveedor Movistar. La rutina de importación buscará esta FC en el archivo. Dado que la encuentra, busca a continuación en esa FC si existe un monto disponible en la cuenta “Otros Impuestos”. Si detecta que hay un monto disponible y ese monto es igual o mayor a la percepción, “roba” monto de allí y lo reimputa a Percepción IVA, realizando la integración. Esto mismo sucede con importaciones de Percepciones IIBB.

Por lo tanto se recomienda realizar ante todo las importaciones de Mis Comprobantes y luego las de retenciones y percepciones. Para más información sobre importación de archivos de retenciones y percepciones, por favor leer: Carga de retenciones sufridas e importación de AFIP / Mis Retenciones: SS, Ganancias e IVA (Percepciones y Retenciones)

¿Cómo convertir comprobantes resumidos en detallados?

La importación Mis Comprobantes genera comprobantes de tipo “resumido”, compuestos de encabezado de comprobante y subtotales por alícuota IVA. Esto ocurre porque el archivo descargado de AFIP no contiene un detalle de productos o actividades, de manera que SOS no cuenta con la posibilidad de procesar estos datos. En los casos es que sea necesario discriminar por ejemplo dos o más actividades, o dos o más cuentas contables, es necesario convertir este comprobante resumido en un comprobante detallado, para así poder editar manualmente el detalle y ajustarlo al requerimiento impositivo o contable.

Para poder realizar esta operación, es necesario ingresar a Inicio / Ventas o inicio / Compras, marcar con un check los comprobantes a convertir y utilizar la acción masiva “Convertir resumidos en detallados”, como se muestra en la siguiente imagen:

Luego se podrá ingresar al comprobante y realizar la edición.

¿Cómo hacer cuando el comprobante contiene más de una alícuota?

La principal carencia de la planilla entregada por el sistema “Mis Comprobantes” es que no se informa alícuota del neto. Si el comprobante tiene una sola alícuota, esto no es problema porque la misma se puede calcular en forma simple. Pero si el comprobante tiene más de una alícuota, aquí nos encontramos frente a un problema el cual hemos resuelto partiendo de la base de que las alícuotas más habituales (21% en primer lugar) y de que los comprobantes tienen sólo 2 alícuotas ya que con tres o más ya no tendríamos una punta desde la cual calcular.

Lo que hacemos es entonces utilizar monto neto y monto IVA calculando en primer lugar cuanto neto e IVA podemos “utilizar” al 21% y para el remanente probar las alícuotas 27, 10.5, 5 y 2.5 hasta que alguna “dé”.

¿Cómo excluir para siempre un cliente o un proveedor de las importaciones?

Si te cansaste de marcar como eliminados los comprobantes de un cliente o proveedor que no tienen que ver con la actividad de la empresa, podés marcar en la ficha del proveedor/cliente la casilla "Excluir en Autoimpo, importaciones manuales y en Intraimpo SOS". Para hacerlo debés ingresar en Inicio / Clientes o Proveedores y presionar el botón con forma de engranaje para entrar en la ficha del Cliente/Proveedor:

Y luego de tildar la opción debés hacer clic en el botón “Confirmar”.

¿Cómo eliminar el historial de importación de multicompro?

Es posible eliminar el historial de importaciones en la rutina multicompro. Para hacerlo deberás presionar el botón rojo “Eliminar historial de importación”:

Al presionar el botón aparece el siguiente mensaje, deberás presionar “Aceptar”:

Una vez eliminado el historial la pantalla se verá así:

Errores frecuentes:

No importado por Repetición de unique id (error -1)

Cuando se produce este error es porque el comprobante ya se encuentra cargado en la base.

Para poder encontrarlo recomendamos usar los filtros combinados, el filtro "fecha" seleccionando un amplio rango para poder abarcar varios periodos y también filtrar por "comprobante" buscando por número de comprobante:

“Invalid date value passed tu bulk rows”

Si abren el archivo y luego lo pasan por el sistema, aparecerá el error “invalid date value”:

Esto sucede cuando se intenta importar el archivo CSV tanto de Portal IVA como Mis Comprobantes cuando previamente se ha abierto este archivo pero en XLS. Esto hace que se cambie el formato del mismo . Cuando recibo este tipo de error , lo que tengo que hacer es abrir el archivo CSV , y cambiar en la columna FECHA, el formato de fecha , pero NO como dd/mm/aa , si no aa/mm/dd

Una vez realizado, guardar el archivo y pasarlo nuevamente.

“La CUIT infomada no es válida, verifique que el nombre del archivo .csv contenga la CUIT a procesar”

Una vez que ya se pasó mal el archivo (por tener un nombre que no correspondía o bien por no tener el número de CUIT en el nombre del archivo), deberán descargar nuevamente el archivo para poder subirlo porque el sistema considerará al archivo que generó el error como inválido.

“En los archivos .csv la CUIT debe ser parte del nombre del archivo. Asegúrese que el nombre contenga los 11 dígitos de la CUIT correspondiente”

Este mensaje de error aparece cuando un archivo NO contiene un nro de CUIT en el nombre del archivo.

En este caso la solución es que el usuario agregue el nro de CUIT al nombre del archivo y lo suba nuevamente. Antes de realizar la nueva importación, presione F5 y se subirá de nuevo el archivo con el nombre arreglado.

“La CUIT dentro del archivo”xxxxxxxxxxx” (mis comprobantes recibidos xxxxxxxxxxx) no coincide con la CUIT del nombre del archivo “xxxxxxxxxxx”

Este error aparece cuando un archivo mis comprobantes tiene un nombre de archivo con una CUIT determinada, pero internamente tiene otro número de CUIT.

Este error se soluciona arreglando que el número de CUIT del nombre de archivo coincida con el del interior de la planilla XLS o XLSX.

“El usuario no tiene bases de datos con la CUIT XXXXXXXXXXX asociada”

Este mensaje aparece si efectivamente el usuario no tiene bases de datos con la CUIT asociada. Y la solución es seleccionar los archivos que pertenezcan a bases cargadas en SOS.

“Error importando “CompraCbte’ y “error importando “VentasCbte”

El proceso es capaz de importar archivos XLSX descargados directamente desde AFIP, sin eliminar ni agregar filas ni columnas ni títulos. Si se recibe este error es que el archivo ha sido manipulado, la solución es descargar el archivo nuevamente e importarlo tal como se ha descargado. Si es necesario manipular el archivo (porque se agregaron detalles de jurisdicción, percepciones, cuentas contables, etc.) asegurarse que las modificaciones han sido realizadas en columna R y siguientes y que el archivo ha sido “guardado como” XLS versión Excel 97/2000

Mensaje “No se encontraron VENTAS nuevas” y “No se encontraron COMPRAS nuevas”

Los CAE de los archivos que se intentaron procesar ya se encuentran en SOS. Por tal razón no se los ha importado nuevamente. Esta restricción previene duplicación de comprobantes y asimismo permite importar archivos de mes completo varias veces en el mes ya que sólo se importarán los comprobantes nuevos.

Si se desea “pisar” una importación anterior y sobreescribir los comprobantes, se debe:

Eliminar los comprobantes del periodo con acciones masivas desde inicio / Ventas o Compras y luego volver a realizar la importación por Multicompro;
Otra alternativa es eliminar un periodo completo desde la rutina de importación manual de Mis Comprobantes. Clickear el botón de opciones avanzadas y, en el último selector, elegir la opción “Eliminar importaciones anteriores de este período”. Esta opción sobreescribirá los CAE. Se muestra en la siguiente imagen:

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